Viktiga tips om anpassning av sälj och CRM för GDPR

En framgångsrik försäljningsorganisation förlitar sig på ett väl fungerande CRM-system för att kunna odla kundrelationer.

I en sådan organisation dokumenteras allt det som kännetecknar kundens individuella kännetecken i relationen med ditt företag. Vilken information kunden är intresserad av, vilka kontaktvägar som fungerar och vad kunden uppskattar i stort. Den individuella information leder till varmare relationer och kan dessutom skalas upp i systemet och gör det möjligt att sortera ditt företags uppsökande arbete.
Vad är till exempel värdet i att skicka en katalog till en kund som uttryckligen vill ha allt material digitalt, eller vad är vitsen med en inbjudan att spela golf till någon som inte är golfare?

Vid det här laget har du säkert hört en del om den nya dataskyddslagen som träder i kraft den 25 maj 2018. GDPR ersätter PUL och i takt med att vi lär oss mer om vad GDPR innebär är det hög tid att sätta sig in i vad det innebär för ditt CRM-arbete.

Så – vad kommer gälla?
Får man fortfarande spara ner individuell information?
Ja. Och nej. Låt oss reda ut det lite senare.

Först – detta är GDPR

GDPR (General Data Protection Regulation) gäller inom EU.
I Sverige ersätter GDPR personuppgiftslagen, eller PUL, som togs fram 1998 och har utvecklats mycket sedan dess. Detta naturligtvis som en effekt av den rasande snabba utvecklingen inom teknologi. När komplex information enkelt kan bäras runt i en smartphone ökar behovet av att kunna känna sig trygg i hur informationen skyddas.
Som personuppgifter räknas allt som kan bidra till att identifiera en person, även teknisk data som en IP-adress. Data som samlas över tid och aggregeras räknas också in.

Låter det tungt och besvärligt?

Visst kommer införandet av GDPR att kräva mer, men det väntar också en potentiell kruka av guld vid regnbågens slut.
Införandet av GDPR kommer att harmoniera marknaden inom EU på ett sätt som PUL i Sverige och andra europeiska motsvarigheter inte klarar av. Det finns helt enkelt för mycket olikheter mellan länderna i dagens lagstiftning.
Detta är mycket positivt med tanke på att data och därigenom affärer i förlängningen sällan stannar i samma land. En smartphone vet aldrig var den befinner sig och ditt erbjudande via exempelvis hemsida eller e-handelsplattform flyter fritt över gränserna.

Låt oss ta det viktigaste runt hur införandet av GDPR kommer påverka ditt CRM-arbete:

– Nummer ett: det är ditt företags skyldighet att skydda de personuppgifter du dokumenterar. Vad betyder det i praktiken? Här är några riktlinjer;
– Kommunikation: du måste säkra ett otvetydigt samtycke från den du dokumenterar innan du börjar samla personlig information. Det ska vara tydligt i vilket syfte informationen ska användas och hur länge den ska sparas. Informationen får sedan enbart användas för just det angivna syftet. Kund/leverantörsavtal är exempel på sammanhang där vissa personuppgifter också kan behöva användas.
– Portabilitet: kunden ska ha tillgång till sina uppgifter för att kunna byta leverantör.
– Radering: kunden ska kunna be dig radera samtliga personuppgifter, när som helst och du måste kunna ordna det.
– Access för information: kunden måste kunna ta del av den personliga informationen du samlat om den.
– Korrigering: kunden behöver kunna få sina uppgifter enkelt uppdaterade.
– Marknadsföring: kunden har rätt att enkelt kunna välja bort direkt riktad marknadsföring baserad på dina uppgifter om den.

Så – vad behöver ditt företag göra för att följa detta? Här är några tips:

– Förstå fullt ut vilken information ni faktiskt samlar och bestäm er för vilken data som är verkligt relevant. Begränsa informationen till sådant ni verkligen har användning av. Ni måste ju inte fylla i alla fält ert CRM-system erbjuder. Less is less.
Undvik fritextfält, dessa är i grunden svåra att kontrollera.
– Automatisera processer för uppdatering och radering av data och sätt upp regler.
Ni måste kunna erbjuda kunden att radera deras data och ibland låter det betydligt enklare än det faktiskt är. Sätt ett utgångsdatum på information baserad på er kundlivscykel. När en kund upphör att vara aktiv kan informationen efter utsatt tid raderas.
– Se över säkerheten.
Tänk i termer av anpassade behörigheter och utnyttja den IT-teknik som finns runt till exempel tvåfaktors autentisering. När en av dina medarbetare slutar måste det vara enkelt att ta bort personens behörighet och stänga alla ingångar till systemet, mobilt likväl som stationärt.
– Dokumentera processerna som hanterar era kunder, allt från leads genereringen tills man inte längre är kund – vilken data hanteras och till vilket syfte?
– Arbeta med ständig förbättring och se till att era processer följer med i förändringar runt era affärsprocesser.

Great Group tillsammans med Koneo och Advokatfirma Glimstedt erbjuder komplett stöd i frågor som rör GDPR och försäljning. Kontakta oss för mer information.

Kontakta oss så berättar vi mer.
+46 706107010
mikael.weleen@greatgroup.se

By |2018-02-26T13:55:28+00:00november 16th, 2017|